Nergens wordt zoveel vergaderd dan op kantoor. Maar dat betekent niet dat een vergadering altijd maar vlekkeloos verloopt. Vaak blijft er bij veel medewerkers na afloop een onbestemd gevoel hangen. Vergaderingen duren meestal erg lang en soms lijkt het wel of iedere week dezelfde onderwerpen weer aan bod komen. Op deze manier kost een vergadering veel tijd en energie. Ook aan de structuur wil het nog wel eens schorten. Soms is de voorzitter niet capabel genoeg; hij of zij verliest de tijd uit het oog, laat sommige mensen te lang aan het woord of volgt de agenda niet goed.  

Met diverse tips meer resultaat
Werknemers die geregeld op kantoor moeten vergaderen, klagen maar al te vaak. Het doel van de vergadering vinden zij niet duidelijk waardoor men tijdens de vergadering vaak nog moet inlezen. Op dit soort vergaderingen blijven gesprekken vaak erg oppervlakkig en verloopt alles zeer rommelig. Zeer vervelend is het ook als eerder genomen besluiten weer ter discussie worden gesteld en er dus maar geen schot in de zaak komt. Uw medewerkers kunnen zich door al deze strubbelingen niet gehoord voelen. Herkent u deze situatie? Wilt u graag ook meer structuur in uw vergaderingen waardoor uw slimmer en efficiënter kunt werken? Haal dan met de volgende tips meer resultaat uit uw vergaderingen.

Altijd een doel
U dient er altijd voor te zorgen dat er een doel is. Zonder een doel is vergaderen zinloos. Het is belangrijk dat u van tevoren dit doel naar uw medewerkers communiceert. Maak dan ook meteen duidelijk dat laptops, mobiele telefoons en andere afleidende factoren niet welkom zijn tijdens de vergadering. Veel beter kunt u met een beamer of scherm werken. Voor visueel ingestelde mensen is dat gelijk ook prettiger vergaderen. Op deze manier bespaart u al heel wat tijd en energie. Dat kan nog meer door te vergaderen via internet of telefonisch. Dit is een goede optie voor als het niet echt nodig is om samen te komen. Tot slot kunt u altijd besluiten de vergadering staand te houden. Uw werknemers zullen eerder vermoeid raken en dat zal dus tijd besparen.

Op tijd starten
Een vergadering op tijd starten is één van de belangrijkste punten. Geef bij de uitnodiging duidelijk aan wanneer de vergadering start en wat de eindtijd is. U zou het kunnen verdelen in blokken van 20 of 40 minuten. Bij duidelijke aanvangstijden hoeft u ook niet te wachten op ontbrekende mensen. Hoe meer duidelijkheid er is, hoe meer grip u op het vergaderproces krijgt. Soms kan een besluitvorming heel veel tijd in beslag nemen. Adviseer de voorzitter eens om bij belangrijke beslissingen van tevoren met iedere medewerker individueel  te gaan zitten.

Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Voor medewerkers is het prettig dat zij op tijd een agenda kunnen doornemen. Zorg daarom dat deze ruim voor de vergadering verstrekt kan worden. Tevens is het erg handig als iedereen zijn rol kent. Dus wie is de gespreksleider van de aankomende vergadering? Wie notuleert en wie houdt de tijd in de gaten? Met al deze voorbereidingen zal een vergadering soepeler verlopen en eerder klaar zijn.

Heeft u meer dan zes medewerkers in een vergadering? Neem dan nooit beslissingen. Soms is dit echter nodig; maak dan kleine groepjes waarin men met elkaar spreekt over het onderwerp. Zorg ervoor dat u tijdens de vergadering besluitvaardig bent. Actiepunten moeten duidelijk benoemd en aangewezen worden en weet dat vergaderingen besluiten voortbrengen. Vervolgstappen moeten aan het einde van de vergadering altijd duidelijk zijn en op papier worden gezet. Voor uw medewerkers moet het duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor welke taak en wanneer en waar dat gedaan moet worden. Spreek ook altijd af hoe de actiepunten worden gecontroleerd.

Is vergaderen altijd nodig?
Tot slot kunt u vóór een vergadering altijd eerst bij u zelf nagaan of deze vergadering nodig is. Vaak is er ook een alternatief mogelijk. Bij een bepaald probleem kunt u bijvoorbeeld ook naar de plek van dat probleem toegaan en onderzoeken of het mogelijk is het daar op te lossen. Dit scheelt u en sommige van uw medewerkers weer tijd en energie. Efficiënt werken én vergaderen begint altijd bij een nieuw idee of probleem.